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Datenschutzerklärung
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten umfasst eine Sammlung von
allgemeinen Angaben, die für sämtliche nachfolgend beschriebenen
Verarbeitungsverfahren relevant sind, sowie spezifische Details zu einzelnen
Verarbeitungsprozessen, in deren Rahmen personenbezogene Daten (nachfolgend
auch kurz als "Daten" bezeichnet) verarbeitet werden. Diese Struktur dient dazu,
sowohl die Übersichtlichkeit zu wahren als auch eine präzise Information
bereitzustellen. Die allgemeinen Angaben erläutern grundlegende Prinzipien und
Richtlinien, die auf alle Verarbeitungsaktivitäten zutreffen, wie die Einhaltung von
Datenschutzgrundsätzen, die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, und den
Umgang mit den Rechten der betroffenen Personen. Im spezifischen Teil des
Verzeichnisses werden detaillierte Informationen zu den einzelnen
Verarbeitungsprozessen aufgeführt, darunter der Zweck der Datenverarbeitung,
die betroffenen Datenkategorien, die Empfänger der Daten sowie gegebenenfalls
die Übermittlung von Daten in Drittländer. Dieses Verzeichnis dient als zentrales
Dokument, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung zu
gewährleisten und ist ein wesentliches Element zur Erfüllung der
Dokumentationspflichten unter der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Präambel
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären,
welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als "Daten"
bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang im Rahmen der
Bereitstellung unserer Applikation verarbeiten.
Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.
Stand: 3. Mai 2024

Verantwortlicher
Taxi, Mietwagen, Transporte Keßler
A.Keßler
Y.Schmidt
E-Mail-Adresse: info@taxi-arnstadt.de Telefon: 03628-600739

Übersicht der Verarbeitungen
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke
ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.
Arten der verarbeiteten Daten
Bestandsdaten.
Zahlungsdaten.
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Kontaktdaten.
Inhaltsdaten.
Vertragsdaten.
Nutzungsdaten.
Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten.
Bild- und/ oder Videoaufnahmen.
Tonaufnahmen.
Protokolldaten.

Kategorien betroffener Personen
Leistungsempfänger und Auftraggeber.
Beschäftigte.
Interessenten.
Kommunikationspartner.
Nutzer.
Geschäfts- und Vertragspartner.
Patienten.
Abgebildete Personen.
Dritte Personen.

Zwecke der Verarbeitung
Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
Kommunikation.
Büro- und Organisationsverfahren.
Beurteilung der Bonität und Kreditwürdigkeit.
Informationstechnische Infrastruktur.
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Finanz- und Zahlungsmanagement.
Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach der DSGVO: Im Folgenden erhalten Sie
eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir
personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben
den Regelungen der DSGVO nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem
Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere
Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der
Datenschutzerklärung mit.
Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.
b) DSGVO) - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen
Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen
Person erfolgen.
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) - Die
Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich,
der der Verantwortliche unterliegt.
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) - die
Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des
Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig, vorausgesetzt, dass die
Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den
Schutz personenbezogener Daten verlangen, nicht überwiegen.
Nationale Datenschutzregelungen in Deutschland: Zusätzlich zu den
Datenschutzregelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen zum Datenschutz
in Deutschland. Hierzu gehört insbesondere das Gesetz zum Schutz vor Missbrauch
personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung (Bundesdatenschutzgesetz –
BDSG). Das BDSG enthält insbesondere Spezialregelungen zum Recht auf Auskunft,
zum Recht auf Löschung, zum Widerspruchsrecht, zur Verarbeitung besonderer
Kategorien personenbezogener Daten, zur Verarbeitung für andere Zwecke und zur
Übermittlung sowie automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall
einschließlich Profiling. Ferner können Landesdatenschutzgesetze der einzelnen
Bundesländer zur Anwendung gelangen.
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Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des
Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der
Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen
Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und
Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische
Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit,
Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und
elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der
Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des
Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von
Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung
der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz
personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware,
Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch
Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.
Sicherung von Online-Verbindungen durch TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie
(HTTPS): Um die Daten der Nutzer, die über unsere Online-Dienste übertragen
werden, vor unerlaubten Zugriffen zu schützen, setzen wir auf die TLS-/SSL-
Verschlüsselungstechnologie. Secure Sockets Layer (SSL) und Transport Layer
Security (TLS) sind die Eckpfeiler der sicheren Datenübertragung im Internet.
Diese Technologien verschlüsseln die Informationen, die zwischen der Website oder
App und dem Browser des Nutzers (oder zwischen zwei Servern) übertragen
werden, wodurch die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. TLS, als die
weiterentwickelte und sicherere Version von SSL, gewährleistet, dass alle
Datenübertragungen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Wenn eine
Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von
HTTPS in der URL signalisiert. Dies dient als ein Indikator für die Nutzer, dass ihre
Daten sicher und verschlüsselt übertragen werden.
Übermittlung von personenbezogenen Daten
Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor,
dass diese an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige
Organisationseinheiten oder Personen übermittelt beziehungsweise ihnen
gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser Daten können z. B. mit
IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister gehören oder Anbieter von Diensten und
Inhalten, die in eine Website eingebunden sind. In solchen Fall beachten wir die
gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw.
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Vereinbarungen, die dem Schutz Ihrer Daten dienen, mit den Empfängern Ihrer
Daten ab.
Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung
und Löschung
Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen
Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden
oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies
betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die
Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen,
wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung
oder Archivierung der Daten erfordern.
Insbesondere müssen Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen
aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung notwendig ist zur
Rechtsverfolgung oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer
Personen, entsprechend archiviert werden.
Unsere Datenschutzhinweise enthalten zusätzliche Informationen zur
Aufbewahrung und Löschung von Daten, die speziell für bestimmte
Verarbeitungsprozesse gelten.
Bei mehreren Angaben zur Aufbewahrungsdauer oder Löschungsfristen eines
Datums, ist stets die längste Frist maßgeblich.
Beginnt eine Frist nicht ausdrücklich zu einem bestimmten Datum und beträgt sie
mindestens ein Jahr, so startet sie automatisch am Ende des Kalenderjahres, in dem
das fristauslösende Ereignis eingetreten ist. Im Fall laufender Vertragsverhältnisse,
in deren Rahmen Daten gespeichert werden, ist das fristauslösende Ereignis der
Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung oder sonstige Beendigung des
Rechtsverhältnisses.
Daten, die nicht mehr für den ursprünglich vorgesehenen Zweck, sondern aufgrund
gesetzlicher Vorgaben oder anderer Gründe aufbewahrt werden, verarbeiten wir
ausschließlich zu den Gründen, die ihre Aufbewahrung rechtfertigen.
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
Aufbewahrung und Löschung von Daten: Die folgenden allgemeinen
Fristen gelten für die Aufbewahrung und Archivierung nach deutschem
Recht:
10 Jahre - Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen,
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Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die
zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
Organisationsunterlagen, Buchungsbelege und Rechnungen (§ 147 Abs.
3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG, § 257 Abs. 1 Nr.
1 u. 4, Abs. 4 HGB).
6 Jahre - Übrige Geschäftsunterlagen: empfangene Handels- oder
Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder
Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung
von Bedeutung sind, z. B. Stundenlohnzettel,
Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen,
Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit
sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen (§ 147 Abs. 3
i. V. m. Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3, Abs. 4 HGB).
3 Jahre - Daten, die erforderlich sind, um potenzielle Gewährleistungs-
und Schadensersatzansprüche oder ähnliche vertragliche Ansprüche
und Rechte zu berücksichtigen sowie damit verbundene Anfragen zu
bearbeiten, basierend auf früheren Geschäftserfahrungen und üblichen
Branchenpraktiken, werden für die Dauer der regulären gesetzlichen
Verjährungsfrist von drei Jahren gespeichert (§§ 195, 199 BGB).
Geschäftsprozesse und -verfahren
Personenbezogene Daten von Leistungsempfängern und Auftraggebern – darunter
Kunden, Klienten oder in speziellen Fällen Mandanten, Patienten oder
Geschäftspartner sowie weitere Dritte – werden im Rahmen vertraglicher sowie
vergleichbarer Rechtsverhältnisse und vorvertraglicher Maßnahmen wie der
Anbahnung von Geschäftsbeziehungen verarbeitet. Diese Datenverarbeitung
unterstützt und erleichtert betriebswirtschaftliche Abläufe in Bereichen wie
Kundenmanagement, Vertrieb, Zahlungsverkehr, Buchhaltung und
Projektmanagement.
Die erfassten Daten dienen dazu, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen und
betriebliche Prozesse effizient zu gestalten. Hierzu gehört die Abwicklung von
Geschäftstransaktionen, das Management von Kundenbeziehungen, die
Optimierung von Vertriebsstrategien sowie die Gewährleistung interner
Rechnungs- und Finanzprozesse. Zusätzlich unterstützen die Daten die Wahrung
der Rechte des Verantwortlichen und fördern Verwaltungsaufgaben sowie die
Organisation des Unternehmens.
Personenbezogene Daten können an Dritte weitergegeben werden, sofern dies zur
Erfüllung der genannten Zwecke oder gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist.
Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder wenn der Zweck der
Verarbeitung entfällt, werden die Daten gelöscht. Dies umfasst auch Daten, die
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aufgrund von steuerrechtlichen und gesetzlichen Nachweispflichten länger
gespeichert werden müssen.
Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name,
Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten
(z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B.
Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B.
textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden
Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der
Erstellung); Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit,
Kundenkategorie); Protokolldaten (z. B. Logfiles betreffend Logins oder den
Abruf von Daten oder Zugriffszeiten.); Bonitätsdaten (z.B. erhaltener
Bonitätsscore, geschätzte Ausfallwahrscheinlichkeit, darauf basierende
Risikoeinstufung, historisches Zahlungsverhalten); Nutzungsdaten (z. B.
Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade, Nutzungsintensität und -
frequenz, verwendete Gerätetypen und Betriebssysteme, Interaktionen mit
Inhalten und Funktionen). Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z.
B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Gesundheitsdaten.
Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber;
Interessenten; Kommunikationspartner; Geschäfts- und Vertragspartner;
Dritte Personen; Patienten. Beschäftigte (z. B. Angestellte, Bewerber,
Aushilfskräfte und sonstige Mitarbeiter).
Zwecke der Verarbeitung: Erbringung vertraglicher Leistungen und
Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren;
Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren; Kommunikation;
Beurteilung der Bonität und Kreditwürdigkeit; Finanz- und
Zahlungsmanagement. Informationstechnische Infrastruktur (Betrieb und
Bereitstellung von Informationssystemen und technischen Geräten
(Computer, Server etc.).).
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f)
DSGVO). Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO).
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
Patientenverwaltung: Verfahren, die im Rahmen der Patientenverwaltung
erforderlich sind, umfassen z. B. die Akquise und Aufnahme neuer Patienten,
die Entwicklung von Strategien zur Förderung der Patientenbindung sowie
die Sicherstellung effektiver Patientenkommunikation und
Terminvereinbarung. Zusätzlich wird ein umfassender Patientenservice
bereitgestellt. Diese Verfahren beinhalten auch die Führung und Verwaltung
von Patientenakten, die sichere Dokumentation medizinischer Vorgänge und
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die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Integrität von Patientendaten.
Zudem wird die Weitergabe von Patienteninformationen an andere
medizinische Einrichtungen oder Fachkräfte geregelt. Es sind Verfahren
implementiert zur sicheren und datenschutzkonformen Löschung von
Patientendaten, sobald diese nicht mehr benötigt werden oder gesetzliche
Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind; Rechtsgrundlagen:
Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)
DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO),
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Kontaktverwaltung und Kontaktpflege: Verfahren, die im Rahmen der
Organisation, Pflege und Sicherung von Kontaktinformationen erforderlich
sind (z. B. die Einrichtung und Wartung einer zentralen Kontaktdatenbank,
regelmäßige Aktualisierungen der Kontaktinformationen, Überwachung der
Datenintegrität, Implementierung von Datenschutzmaßnahmen,
Sicherstellung der Zugriffskontrollen, Durchführung von Backups und
Wiederherstellungen der Kontaktdaten, Schulung von Mitarbeitern im
effektiven Umgang mit Kontaktmanagement-Software, regelmäßige
Überprüfung der Kommunikationshistorie und Anpassung der
Kontaktstrategien); Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und
vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte
Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Allgemeiner Zahlungsverkehr: Verfahren, die bei der Durchführung von
Zahlungsvorgängen, der Überwachung von Bankkonten und der Kontrolle von
Zahlungsströmen erforderlich sind (z. B. Erstellung und Prüfung von
Überweisungen, Abwicklung des Lastschriftverkehrs, Kontrolle von
Kontoauszügen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen,
Rücklastschriftmanagement, Kontenabstimmung, Cash-Management);
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f)
DSGVO).
Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung:
Verfahren, die bei der Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle von
Geschäftsvorgängen im Bereich der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
erforderlich sind (z. B. Erstellung und Prüfung von eingehenden und
ausgehenden Rechnungen, Überwachung und Verwaltung von offenen
Posten, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Abwicklung des Mahnwesens,
Kontenabstimmung im Rahmen von Forderungen und Verbindlichkeiten,
Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung); Rechtsgrundlagen:
Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b)
DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO),
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Finanzbuchhaltung und Steuern: Verfahren, die bei der Erfassung,
Verwaltung und Kontrolle von finanzrelevanten Geschäftsvorfällen sowie bei
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der Berechnung, Meldung und Zahlung von Steuern erforderlich sind (z. B.
Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen, Erstellung von Quartals-
und Jahresabschlüssen, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Abwicklung des
Mahnwesens, Kontenabstimmung, steuerliche Beratung, Erstellung und
Einreichung von Steuererklärungen, Abwicklung des Steuerwesens);
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c)
DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eingesetzte
Anbieter und Services
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit nutzen wir unter Beachtung der gesetzlichen
Vorgaben zusätzliche Dienste, Plattformen, Schnittstellen oder Plug-ins von
Drittanbietern (kurz "Dienste"). Deren Nutzung beruht auf unseren Interessen an
einer ordnungsgemäßen, rechtmäßigen und wirtschaftlichen Führung unseres
Geschäftsbetriebs und unserer internen Organisation.
Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name,
Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten
(z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B.
Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B.
textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden
Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der
Erstellung); Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit,
Kundenkategorie); Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer,
Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und
Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen). Meta-,
Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben,
Identifikationsnummern, beteiligte Personen).
Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber;
Interessenten. Geschäfts- und Vertragspartner.
Zwecke der Verarbeitung: Erbringung vertraglicher Leistungen und
Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren.
Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
orgaMAX: Software für Rechnungsstellung, Buchhaltung,
Wirtschaftsanalyse, Dokumentenablage, Bankwesen, Steuerberechnung, -
anmeldung und -erklärung, Kunden- und Geschäftspartnerverwaltung,
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externe Kommunikation und externe Schnittstellen; Dienstanbieter: deltra
Business Software GmbH & Co. KG, Gildestraße 9, 32760 Detmold,
Deutschland; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1
lit. f) DSGVO); Website: https://www.orgamax.de; Datenschutzerklärung:
https://www.orgamax.de/datenschutz/. Auftragsverarbeitungsvertrag:
https://www.orgamax.de/avv-abschliessen/.
Videokonferenzen, Onlinemeetings, Webinare und
Bildschirm-Sharing
Wir setzen Plattformen und Anwendungen anderer Anbieter (nachfolgend
bezeichnet als "Konferenzplattformen") zu Zwecken der Durchführung von Video-
und Audio-Konferenzen, Webinaren und sonstigen Arten von Video und Audio-
Meetings (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als "Konferenz") ein. Bei der
Auswahl der Konferenzplattformen und ihrer Leistungen beachten wir die
gesetzlichen Vorgaben.
Durch Konferenzplattformen verarbeitete Daten: Im Rahmen der Teilnahme an
einer Konferenz verarbeiten die Konferenzplattformen die im Folgenden genannten
personenbezogene Daten der Teilnehmer. Der Umfang der Verarbeitung hängt zum
einen davon ab, welche Daten im Rahmen einer konkreten Konferenz gefordert
werden (z. B. Angabe von Zugangsdaten oder Klarnamen) und welche optionalen
Angaben durch die Teilnehmer getätigt werden. Neben der Verarbeitung zur
Durchführung der Konferenz, können die Daten der Teilnehmer durch die
Konferenzplattformen ebenfalls zu Sicherheitszwecken oder Serviceoptimierung
verarbeitet werden. Zu den verarbeiteten Daten gehören Daten zur Person
(Vorname, Nachname), Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
Zugangsdaten (Zugangscodes oder Passwörter), Profilbilder, Angaben zur
beruflichen Stellung/Funktion, die IP-Adresse des Internetzugangs, Angaben zu den
Endgeräten der Teilnehmer, deren Betriebssystem, dem Browser und dessen
technischen und sprachlichen Einstellungen, Informationen zu den inhaltlichen
Kommunikationsvorgängen, d. h. Eingaben in Chats sowie Audio- und Videodaten,
als auch die Nutzung anderer zur Verfügung stehender Funktionen (z. B.
Umfragen). Inhalte der Kommunikationen werden in dem durch die
Konferenzanbieter technisch bereitgestellten Umfang verschlüsselt. Wenn die
Teilnehmer bei den Konferenzplattformen als Benutzer registriert sind, dann
können weitere Daten entsprechend der Vereinbarung mit dem jeweiligen
Konferenzanbieter verarbeitet werden.
Protokollierung und Aufnahmen: Falls Texteingaben, Teilnahmeergebnisse (z. B.
von Umfragen) sowie Video- oder Audioaufnahmen protokolliert werden, wird dies
den Teilnehmern im Vorwege transparent mitgeteilt und sie werden – soweit
erforderlich – um eine Zustimmung gebeten.
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Datenschutzmaßnahmen der Teilnehmer: Bitte beachten Sie zu den Details der
Verarbeitung Ihrer Daten durch die Konferenzplattformen deren
Datenschutzhinweise und wählen im Rahmen der Einstellungen der
Konferenzplattformen, die für Sie optimalen Sicherheits- und
Datenschutzeinstellungen. Bitte sorgen Sie ferner für die Dauer einer
Videokonferenz für den Daten- und Persönlichkeitsschutz im Hintergrund Ihrer
Aufnahme (z. B. durch Hinweise an Mitbewohner, Abschließen von Türen und
Nutzung, soweit technisch möglich, der Funktion zur Unkenntlichmachung des
Hintergrunds). Links zu den Konferenzräumen sowie Zugangsdaten, dürfen nicht an
unberechtigte Dritte weitergegeben werden.
Hinweise zu Rechtsgrundlagen: Sofern neben den Konferenzplattformen auch
wir die Daten der Nutzer verarbeiten und die Nutzer um deren Einwilligung in den
Einsatz der Konferenzplattformen oder bestimmter Funktionen bitten (z. B.
Einverständnis mit einer Aufzeichnung von Konferenzen), ist die Rechtsgrundlage
der Verarbeitung diese Einwilligung. Ferner kann unsere Verarbeitung zur
Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich sein (z. B. in
Teilnehmerlisten, im Fall von Aufarbeitung von Gesprächsergebnissen, etc.). Im
Übrigen werden die Daten der Nutzer auf Grundlage unserer berechtigten
Interessen an einer effizienten und sicheren Kommunikation mit unseren
Kommunikationspartnern verarbeitet.
Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name,
Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Kontaktdaten
(z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B.
textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden
Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der
Erstellung); Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer,
Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und
Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen); Bild- und/ oder
Videoaufnahmen (z. B. Fotografien oder Videoaufnahmen einer Person);
Tonaufnahmen. Protokolldaten (z. B. Logfiles betreffend Logins oder den
Abruf von Daten oder Zugriffszeiten.).
Betroffene Personen: Kommunikationspartner; Nutzer (z. B.
Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten). Abgebildete Personen.
Zwecke der Verarbeitung: Erbringung vertraglicher Leistungen und
Erfüllung vertraglicher Pflichten; Kommunikation. Büro- und
Organisationsverfahren.
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
AnyMeeting: Konferenz- und Kommunikationssoftware; Dienstanbieter:
Intermedia.net, Inc., 825 East Middlefield Road Mountain View, California
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94043, USA; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1
lit. f) DSGVO); Website:
https://www.intermedia.net/anymeeting-video-conferencing?utm_source=amh
p; Datenschutzerklärung:
https://www.intermedia.com/assets/pdf/legal/PrivacyPolicy.pdf. Grundlage
Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF).
TeamViewer: Konferenz- und Kommunikationssoftware; Dienstanbieter:
TeamViewer GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen, Deutschland;
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO);
Website: https://www.teamviewer.com/de/. Datenschutzerklärung:
https://www.teamviewer.com/de/legal/privacy-and-cookies/.
Cloud-Dienste
Wir nutzen über das Internet zugängliche und auf den Servern ihrer Anbieter
ausgeführte Softwaredienste (sogenannte "Cloud-Dienste", auch bezeichnet als
"Software as a Service") für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten (z. B.
Dokumentenspeicherung und -verwaltung, Austausch von Dokumenten, Inhalten
und Informationen mit bestimmten Empfängern oder Veröffentlichung von Inhalten
und Informationen).
In diesem Rahmen können personenbezogenen Daten verarbeitet und auf den
Servern der Anbieter gespeichert werden, soweit diese Bestandteil von
Kommunikationsvorgängen mit uns sind oder von uns sonst, wie im Rahmen dieser
Datenschutzerklärung dargelegt, verarbeitet werden. Zu diesen Daten können
insbesondere Stammdaten und Kontaktdaten der Nutzer, Daten zu Vorgängen,
Verträgen, sonstigen Prozessen und deren Inhalte gehören. Die Anbieter der Cloud-
Dienste verarbeiten ferner Nutzungsdaten und Metadaten, die von ihnen zu
Sicherheitszwecken und zur Serviceoptimierung verwendet werden.
Sofern wir mit Hilfe der Cloud-Dienste für andere Nutzer oder öffentlich
zugängliche Webseiten Formulare o.a. Dokumente und Inhalte bereitstellen,
können die Anbieter Cookies auf den Geräten der Nutzer für Zwecke der
Webanalyse oder, um sich Einstellungen der Nutzer (z. B. im Fall der
Mediensteuerung) zu merken, speichern.
Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name,
Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Kontaktdaten
(z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B.
textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden
Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der
Erstellung); Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer,
Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und
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Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen). Bild- und/ oder
Videoaufnahmen (z. B. Fotografien oder Videoaufnahmen einer Person).
Betroffene Personen: Interessenten; Kommunikationspartner. Geschäfts-
und Vertragspartner.
Zwecke der Verarbeitung: Büro- und Organisationsverfahren;
Informationstechnische Infrastruktur (Betrieb und Bereitstellung von
Informationssystemen und technischen Geräten (Computer, Server etc.).).
Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
Adobe Creative Cloud: Cloudspeicher, Cloudinfrastrukturdienste und
cloudbasierte Anwendungssoftware, u.a. für Fotobearbeitung,
Videobearbeitung, Grafikdesign, Webentwicklung; Dienstanbieter: Adobe
Systems Software Ireland, 4-6, Riverwalk Drive, Citywest Business Campus,
Brownsbarn, Dublin 24, D24 DCW0, Irland; Rechtsgrundlagen: Berechtigte
Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website:
https://www.adobe.com/de/creativecloud.html; Datenschutzerklärung:
https://www.adobe.com/de/privacy.html; Auftragsverarbeitungsvertrag:
Wird vom Dienstanbieter bereitgestellt. Grundlage Drittlandtransfers:
Data Privacy Framework (DPF).
Dropbox: Cloud-Speicher-Dienst; Dienstanbieter: Dropbox, Inc., 333
Brannan Street, San Francisco, California 94107, USA; Rechtsgrundlagen:
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website:
https://www.dropbox.com/de; Datenschutzerklärung:
https://www.dropbox.com/privacy; Auftragsverarbeitungsvertrag:
https://assets.dropbox.com/documents/en/legal/dfb-data-processing-agreemen
t.pdf. Grundlage Drittlandtransfers: Data Privacy Framework (DPF).
Microsoft Clouddienste: Cloudspeicher, Cloudinfrastrukturdienste und
cloudbasierte Anwendungssoftware; Dienstanbieter: Microsoft Irland
Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park,
Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland; Rechtsgrundlagen: Berechtigte
Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website:
https://microsoft.com/de-de; Datenschutzerklärung:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement, Sicherheitshinweise:
https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter;
Auftragsverarbeitungsvertrag:
https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Servic
es-Data-Protection-Addendum-DPA. Grundlage Drittlandtransfers: Data
Privacy Framework (DPF).
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Änderung und Aktualisierung
Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu
informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der
von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir
informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits
(z. B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich
wird.
Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von
Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die
Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor
Kontaktaufnahme zu prüfen.
Begriffsdefinitionen
In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser
Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit die Begrifflichkeiten
gesetzlich definiert sind, gelten deren gesetzliche Definitionen. Die nachfolgenden
Erläuterungen sollen dagegen vor allem dem Verständnis dienen.
Beschäftigte: Als Beschäftigte werden Personen bezeichnet, die in einem
Beschäftigungsverhältnis stehen, sei es als Mitarbeiter, Angestellte oder in
ähnlichen Positionen. Ein Beschäftigungsverhältnis ist eine rechtliche
Beziehung zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, die durch
einen Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung festgelegt wird. Es beinhaltet
die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer eine Vergütung zu
zahlen, während der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringt. Das
Beschäftigungsverhältnis umfasst verschiedene Phasen, darunter die
Begründung, in der der Arbeitsvertrag geschlossen wird, die Durchführung,
in der der Arbeitnehmer seine Arbeitstätigkeit ausübt, und die Beendigung,
wenn das Beschäftigungsverhältnis endet, sei es durch Kündigung,
Aufhebungsvertrag oder anderweitig. Beschäftigtendaten sind alle
Informationen, die sich auf diese Personen beziehen und im Kontext ihrer
Beschäftigung stehen. Dies umfasst Aspekte wie persönliche
Identifikationsdaten, Identifikationsnummern, Gehalts- und Bankdaten,
Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Gesundheitsdaten und
Leistungsbeurteilungen.
Bestandsdaten: Bestandsdaten umfassen wesentliche Informationen, die für
die Identifikation und Verwaltung von Vertragspartnern, Benutzerkonten,
Profilen und ähnlichen Zuordnungen notwendig sind. Diese Daten können u.a.
persönliche und demografische Angaben wie Namen, Kontaktinformationen
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(Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen), Geburtsdaten und spezifische
Identifikatoren (Benutzer-IDs) beinhalten. Bestandsdaten bilden die
Grundlage für jegliche formelle Interaktion zwischen Personen und Diensten,
Einrichtungen oder Systemen, indem sie eine eindeutige Zuordnung und
Kommunikation ermöglichen.
Inhaltsdaten: Inhaltsdaten umfassen Informationen, die im Zuge der
Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Inhalten aller Art generiert
werden. Diese Kategorie von Daten kann Texte, Bilder, Videos, Audiodateien
und andere multimediale Inhalte einschließen, die auf verschiedenen
Plattformen und Medien veröffentlicht werden. Inhaltsdaten sind nicht nur
auf den eigentlichen Inhalt beschränkt, sondern beinhalten auch Metadaten,
die Informationen über den Inhalt selbst liefern, wie Tags, Beschreibungen,
Autoreninformationen und Veröffentlichungsdaten
Kontaktdaten: Kontaktdaten sind essentielle Informationen, die die
Kommunikation mit Personen oder Organisationen ermöglichen. Sie umfassen
u.a. Telefonnummern, postalische Adressen und E-Mail-Adressen, sowie
Kommunikationsmittel wie soziale Medien-Handles und Instant-Messaging-
Identifikatoren.
Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Meta-, Kommunikations-
und Verfahrensdaten sind Kategorien, die Informationen über die Art und
Weise enthalten, wie Daten verarbeitet, übermittelt und verwaltet werden.
Meta-Daten, auch bekannt als Daten über Daten, umfassen Informationen, die
den Kontext, die Herkunft und die Struktur anderer Daten beschreiben. Sie
können Angaben zur Dateigröße, dem Erstellungsdatum, dem Autor eines
Dokuments und den Änderungshistorien beinhalten. Kommunikationsdaten
erfassen den Austausch von Informationen zwischen Nutzern über
verschiedene Kanäle, wie E-Mail-Verkehr, Anrufprotokolle, Nachrichten in
sozialen Netzwerken und Chat-Verläufe, inklusive der beteiligten Personen,
Zeitstempel und Übertragungswege. Verfahrensdaten beschreiben die
Prozesse und Abläufe innerhalb von Systemen oder Organisationen,
einschließlich Workflow-Dokumentationen, Protokolle von Transaktionen und
Aktivitäten, sowie Audit-Logs, die zur Nachverfolgung und Überprüfung von
Vorgängen verwendet werden.
Nutzungsdaten: Nutzungsdaten beziehen sich auf Informationen, die
erfassen, wie Nutzer mit digitalen Produkten, Dienstleistungen oder
Plattformen interagieren. Diese Daten umfassen eine breite Palette von
Informationen, die aufzeigen, wie Nutzer Anwendungen nutzen, welche
Funktionen sie bevorzugen, wie lange sie auf bestimmten Seiten verweilen
und über welche Pfade sie durch eine Anwendung navigieren. Nutzungsdaten
können auch die Häufigkeit der Nutzung, Zeitstempel von Aktivitäten, IP-
Adressen, Geräteinformationen und Standortdaten einschließen. Sie sind
besonders wertvoll für die Analyse des Nutzerverhaltens, die Optimierung
von Benutzererfahrungen, das Personalisieren von Inhalten und das
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Verbessern von Produkten oder Dienstleistungen. Darüber hinaus spielen
Nutzungsdaten eine entscheidende Rolle beim Erkennen von Trends,
Vorlieben und möglichen Problembereichen innerhalb digitaler Angebote
Personenbezogene Daten: "Personenbezogene Daten" sind alle
Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche
Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird
eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere
mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer
Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z. B. Cookie) oder
zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann,
die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen,
wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person
sind.
Protokolldaten: Protokolldaten sind Informationen über Ereignisse oder
Aktivitäten, die in einem System oder Netzwerk protokolliert wurden. Diese
Daten enthalten typischerweise Informationen wie Zeitstempel, IP-Adressen,
Benutzeraktionen, Fehlermeldungen und andere Details über die Nutzung
oder den Betrieb eines Systems. Protokolldaten werden oft zur Analyse von
Systemproblemen, zur Sicherheitsüberwachung oder zur Erstellung von
Leistungsberichten verwendet.
Verantwortlicher: Als "Verantwortlicher" wird die natürliche oder
juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder
gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von
personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
Verarbeitung: "Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter
Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im
Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und
umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten, sei es das Erheben, das
Auswerten, das Speichern, das Übermitteln oder das Löschen.
Vertragsdaten: Vertragsdaten sind spezifische Informationen, die sich auf
die Formalisierung einer Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien
beziehen. Sie dokumentieren die Bedingungen, unter denen Dienstleistungen
oder Produkte bereitgestellt, getauscht oder verkauft werden. Diese
Datenkategorie ist wesentlich für die Verwaltung und Erfüllung vertraglicher
Verpflichtungen und umfasst sowohl die Identifikation der Vertragsparteien
als auch die spezifischen Bedingungen und Konditionen der Vereinbarung.
Vertragsdaten können Start- und Enddaten des Vertrages, die Art der
vereinbarten Leistungen oder Produkte, Preisvereinbarungen,
Zahlungsbedingungen, Kündigungsrechte, Verlängerungsoptionen und
spezielle Bedingungen oder Klauseln umfassen. Sie dienen als rechtliche
Grundlage für die Beziehung zwischen den Parteien und sind entscheidend
für die Klärung von Rechten und Pflichten, die Durchsetzung von Ansprüchen
und die Lösung von Streitigkeiten.
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Zahlungsdaten: Zahlungsdaten umfassen sämtliche Informationen, die zur
Abwicklung von Zahlungstransaktionen zwischen Käufern und Verkäufern
benötigt werden. Diese Daten sind von entscheidender Bedeutung für den
elektronischen Handel, das Online-Banking und jede andere Form der
finanziellen Transaktion. Sie beinhalten Details wie Kreditkartennummern,
Bankverbindungen, Zahlungsbeträge, Transaktionsdaten,
Verifizierungsnummern und Rechnungsinformationen. Zahlungsdaten können
auch Informationen über den Zahlungsstatus, Rückbuchungen,
Autorisierungen und Gebühren enthalten.